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Lettera formale: come scriverla al meglio

Lettera formale

Scrivere una lettera formale potrebbe sembrare alquanto semplice, eppure non lo è. Questa tipologia di scritto, infatti, va ben oltre una semplice lettera e, pertanto, è fondamentale conoscerne la struttura esatta nonché il registro da utilizzare per evitare errori.

Una lettera formale deve esserlo in ogni singolo aspetto, altrimenti si corre il rischio di produrre uno scritto informale, che non è idoneo allo scopo previsto.

Quando serve una lettera formale?

Sono diverse le occasioni nelle quali ci si ritrova a dover scrivere una lettera formale. Una di queste è quando si deve rispondere a un’inserzione di lavoro.

 

 

In questo caso, la lettera che accompagna la propria candidatura deve essere quanto più formale possibile, in modo da trasmettere la propria professionalità.

Un altro esempio di lettera formale può essere quella inviata a una società per disdire un servizio o, ad esempio, quella scritta per disdire il contratto con la compagnia telefonica.

In questo caso, si dovranno utilizzare delle formule standard e specifiche. Questi sono solo due esempi di lettera formale che, però, fanno capire che si deve adottare unospecifico registro, che varia a seconda dei casi.

Requisiti della lettera formale

Vediamo, quindi, qual è la struttura di una lettera formale, in modo da riuscire ad adattarla sempre alle proprie esigenze.

La prima cosa che si deve sottolineare è sempre la medesima: il mittente. Per capirci, il mittente è colui il quale invia la lettera in questione e, pertanto, si devono inserire nome, cognome, numero di telefono, mail e/o logo della propria attività se si tratta di un’azienda o di una società.

Aspetto da ricordarsi è che i dati che riguardano il mittente sono sempre da inserire in alto a sinistra.

 

 

In una lettera formale, poi, non possono mancare luogo e data. Il luogo è quello in cui la lettera è stata scritta, così come la data è quella di quando la stessa è stata redatta. Entrambi i dati vanno posti in alto a destra, anche se non è considerabile errore inserirli a sinistra.

Si deve ricordare anche che data e luogo sono da inserire nella stessa riga, separati dalla virgola. Va prima il luogo e poi la data, che può essere scritta sia con giorno in cifre, mese in lettere e anno in cifre o anche nel formato gg/mm/aaaa.

In una lettera di questo tipo non può, naturalmente, mancare il destinatario, ossia colui che la riceve. In questa sezione, che va in alto a destra, sotto luogo e data, devono essere inseriti i dati di chi riceve la lettera.

Nome, ragione sociale, indirizzo sono indispensabili e, se si vuole, si può inserire, prima del nome e cognome, la formula “alla cortese attenzione di”, che rende il tutto ancora più formale.

Se si tratta di una lettera formale commerciale, sarà necessario inserire anche quelli che sono i riferimenti a precedenti comunicazioni intercorse tra mittente e destinatario. Per intendersi, si dovrà inserire la dicitura “Ns. rif.” oppure “Vs. rif.“, con il codice o la sigla del riferimento.

Si deve inoltre inserire l’oggetto della comunicazione. Nello specifico, la parola oggetto si scrive in grassetto maiuscolo e si sintetizza il contenuto della lettera.

Il testo della lettera formale

Naturalmente, prima di iniziare a scrivere la lettera vera e propria, è fondamentale inserire una formula di apertura. Molto spesso, questa tipologia di lettere inizia con gentile e il titolo della persona e dal suo cognome.

Dopo di ciò, si passa al testo delle lettera vero e proprio. Si deve essere formali, chiari e concisi. Si devono spiegare le ragioni della lettera e si devono inserire tutti i dati necessari, soprattutto nel caso di corrispondenza tecnica e/o commerciale. Le tre parti fondamentali sono: un piccolo preambolo, sviluppo, conclusione.

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Dopo aver scritto tutto, poi, si passa ai saluti formali. In questo caso, le formule più utilizzate sono le seguenti: distinti saluti, cordiali saluti, cordialità. Altre formule sono: in attesa di un Suo riscontro, faccio i miei più cordiali saluti o, anche, La ringrazio per l’attenzione e La saluto cordialmente.

In conclusione si inserisce la firma, da inserire in basso a destra e si possono aggiungere indirizzo, numero di telefono e l’e-mail del mittente.

In basso a sinistra possono essere inseriti gli allegati, che si aggiungono alla lettera formale nel momento in cui si citano nel corpo. La dicitura è la seguente: Allegati: e nome di tutto quello che si desidera portare all’attenzione.

Lettera formale: gli errori da evitare

A questo punto, è importante sapere cosa evitare quando si redige una lettera formale. Di sicuro, è importante evitare errori grammaticali ed errori ortografici, dato che la forma è molto importante.

Inoltre, gli errori screditano la posizione del mittente e ne inficiano la sua serietà. Chi commette errori in una lettera formale, di certo non ispira fiducia.

Consigliamo di non esagerare con i colori nel testo ma, piuttosto, di optare solo per il bianco e il nero e, soprattutto, per i grassetti quando si desidera enfatizzare qualcosa. Inoltre, è importante riportare tutti i dati correttamente.

Per quel che concerne il tono, invece, si deve essere formali, ma si deve evitare il tono eccessivamente specialistico, che talvolta sembra eccessivo e fuori luogo.

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